Implementación de Facturación Electrónica

Por Carlos Coronado, 10/07/2018
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Facturación Electrónica

 

¿Que és la Facturación Electrónica?

Es el medio de emisión electrónica de la factura electrónica, la boleta de venta electrónica y las notas electrónicas (crédito y débito) desarrollado por el emisor electrónico y la SUNAT, conforme lo establece el artículo 1° de la Resolución de Superintendencia N° 097-2012/SUNAT y modificatorias.

Dicho de otra forma, es el sistema de emisión electrónica que reemplaza a la emisión física de tus principales comprobantes de venta; sin embargo debes saber que no debes desechar tus comprobantes físicos porque aún pueden ser utilizados como contingencia.

 

 

Ventajas

Emitir electrónicamente trae muchas ventajas, revísemos algunas de ellas:

  • La impresión en el papel es opcional; puedes utilizar cualquier tipo de papel adecuado si consideras necesario entregar a tus clientes algun comprobante impreso (Representación Impresa Del comprobante Electrónico - RIDE)
  • Entrega por correo electrónico; mediante un simple correo puede notificar a sus clientes para que descarguen sus comprobantes electrónicos (PDF, XML) desde una página web en cualquier momento y de manera segura.
  • Almacenamiento en la nube; sus comprobantes estarán guardados de manera electrónica en un sitio seguro al cual podrás acceder en cualquier momento; por tanto no necesitas guardar copias impresas por ningún motivo; esto significa ahorro de espacios o ambientes porque ya no necesitas guardar los comprobantes físicos.

 

¿Cuáles son los sistemas de emisión electrónica - SEE?

Principalmente, existen estos cuatro sistemas para emitir comprobantes electrónicos: Portal SUNAT, Facturador SUNAT, Sistema del contribuyente y mediante un Operador de Servicios Electrónicos (OSE); aunque este último aún no inicia oficialmente, SUNAT no ha emitió ningún comunicado hasta el cierre de este artículo.

 

 

Portal SUNAT

La emisión se realiza mediante el Portal SUNAT, accediendo con la clave SOL. Ideal para aquellos contribuyentes que tienen pocas emisiones diarias y probablemente no cuentan con un sistema informático.

 

 

Características:

  • La emisión desde el portal de la SUNAT es gratuita.
  • Es un documento electrónico que tiene todos los efectos tributarios del tipo de comprobante de pago FACTURA (sustenta costo, gasto, crédito fiscal para efectos tributarios).
  • La serie es alfanumérica, y su numeración es correlativa y generada por el sistema.
  • Se emite a favor del adquiriente que cuente con RUC, salvo en el caso de las facturas electrónicas emitidas a sujetos no domiciliados por las operaciones de exportación.
  • No se puede utilizar para sustentar el traslado de bienes.
  • La SUNAT garantiza la autenticidad del documento emitido desde su portal. pues este cuenta con mecanismos de seguridad.

Puede obtener mayor información en este enláce.

 

Facturador SUNAT

Es una aplicación web desarrollada por la SUNAT y se descarga gratuitamente, su instalación es muy sencilla.
Es ideal para medianos y pequeños contribuyentes que cuenten con sistemas computarizados y tienen un alto volúmen de facturación.
Desde esta aplicación puede emitir facturas, boletas de venta, notas de crédito y notas de débito, las cuales se enviarán a Sunat en forma automática o a indicación del usuario.
Para el funcionamiento se necesita adquirir un certificado digital y un aplicativo que genere los archivos de texto.

 

 

La función principal del Facturador es validar los archivos planos (txt) y generar el archivo xml (factura electrónica) y luego enviarla a Sunat. Un funcionamiento muy parecido al PLE 5.0, el PLE valida los archivos txt de los libros electrónicos y los envía a la Sunat.

Este sistema no posee el envio de correos electrónicos para notificar a los clientes; así mismo el PDF que genera es muy básico, pero se puede rediseñar utilizando los archivos fuentes que se ubican en la carpeta /FORM.

Puede obtener mayor información sobre el Facturador SUNAT en el siguiente enláce.

 

SEE - Sistema del Contribuyente

Es el sistema que permite la emisión de los comprobantes de pago electrónicos, desde los sistemas desarrollados o adquiridos por el contribuyente; para lo cual el contribuyente debe haber sido previamente autorizado por la SUNAT (a solicitud del contribuyente o por designación).

 

 

Anteriormente para calificar a este sistema era necesario cumplir ciertos requísitos, donde el más importante era el proceso de homologación; esto consistía básicamente en verificar a manera de ensayo si los documentos generados por el contribuyente son enviados, cuando corresponda, a través del servicio web y si cumplirían con lo requerido para tener la calidad de comprobantes de pago electrónicos, notas electrónicas, resumen diario y comunicación de baja.

El proceso de homologación debía ser efectuado dentro de los veinticinco (25) días calendarios siguientes contados desde la presentación de la solicitud de autorización para incorporarse al Sistema de Emisión Electrónico. En caso no se cumpliera con el mismo en el citado lapso, se dará por no cumplida dicha condición. Era una actividad muy estresante; incluso algunos no llegaron a superar todas las pruebas dentro del tiempo establecido y tuvieron que solicitar ampliación.

Afortunamente, con la promulgación de la Resolución de Superintendencia N° 287-2017/SUNAT, se eliminó el proceso de homologación y ahora ya no forma parte del requísito exigido por SUNAT. Sin embargo, técnicamente no tiene efecto en la implementación de la facturación electrónica puesto que de igual manera tenemos que validar por nuestra cuenta.

Puede obtener mayor información en el siguiente enláce.

 

Operador de Servicios Electrónicos (OSE)

El Operador de Servicios Electrónicos (OSE) es quién se encarga de comprobar informáticamente el cumplimiento de las condiciones de emisión de los comprobantes electrónicos que sean emitidos a través del Sistema de Emisión Electrónica – OSE, cuando sean contratados por el emisor electrónico. El operador no sólo validará la correcta emisión de un comprobante de pago electrónico sino también enviará la información de los comprobantes de pago validados, con sus constancias respectivas, así como de los documentos relacionados a la SUNAT.

 

 

Por este sistema pueden emitirse los siguientes comprobantes de pago electrónicos y sus documentos relacionados:

  • Facturas Electrónica
  • Boletas de Venta Electrónica
  • Notas de Crédito Electrónica
  • Notas de Débito Electrónica
  • Comprobantes de Retención Electrónica
  • Comprobantes de Percepción Electrónica
  • Generación de Resúmenes
  • Comunicaciones de Baja
  • Entre otros documentos

El OSE debe realizar la comprobación informática de las condiciones de emisión de los documentos que el emisor le envíe, de cumplir con las condiciones el OSE le enviará, además la constancia de recepción, caso contrario le enviará una comunicación de inconsistencias.

El OSE tiene una (1) hora para remitir la información que realizó en la comprobación informática a la SUNAT.

Durante la implementación, usualmente el OSE ofrece una aplicación intermedia que se utiliza como "puente" entre un sistema integrado y los servicios web del OSE; eso significa que el sistema integrado deberá entregar los datos de los comprobantes mediante algún formato previamente definido.

Tal como se mencionó líneas arriba, SUNAT aún no ha emitido ningún comunicado oficial sobre el inicio de operaciones de este sistema; eso significa que si va a implementar facturación electrónica, debe optar por cualquiera de de estos tres: Portal SUNAT, Facturador SUNAT o SEE-desde los Sistemas del Contribuyente.

¿Cómo elegir el proveedor?

Elegir el proveedor puede resultar un poco complicado, debido a que todos dicen ser la mejor opción; sin embargo debes prestar especial atención cuando vayas a elegir uno de ellos; te recomendamos que apliques el siguiente test antes de elegir uno.

 


Nosotros implementamos facturación electrónica, nos encargamos de todo el proceso, de la integración las pruebas y la puesta en producción.

 

¿Cómo implementamos la factura electrónica?

Para algunos puede resultar un tanto engorroso implementar la facturación electrónica; sin embargo nosotros hacemos que esto resulte sencillo. A continuación se describen las actividades que realizamos dentro de nuestro plan de trabajo:

 

 

Analizar la situación actual; todo inicia con una reunión para revisar algunos detalles técnicos; por ejemplo, necesitamos saber si cuentas con un sistema informático y si aún estas recibiendo soporte de parte del proveedor del software o si hay posibilidades de acceder al código fuente del aplicativo y/o a la Base de Datos. Esto nos sirve para estudiar el caso y armar una propuesta de acuerdo a la realidad de la empresa.

Plantear alternativa de solución; básicamente procedemos a explicar como se implementará la facturación electrónica; podría ser que te plantemos dos alternativas para elijas la que mejor se ajuste a tu presupuesto.
Ahora, independiente de la solución que elijas, nosotros hacemos el trabajo mas complicado, de tu parte solo necesitamos que nos facilites algunos datos, lo demas corre por cuenta nuestra.

En esta parte te damos a conocer los requisítos técnicos necesarios para implementar la facturación electrónica.

Implementar la facturación electrónica; procedemos a instalar todos los componentes necesarios para que tu sistema informático se integre al sistema de facturación electrónica; en este caso podríamos requerir los permisos de acceso a la base de datos o al código fuente de tu sistema para realizar modificaciones. En esta parte, solemos realizar ajustes en los formatos que utilizarás para imprimir entre otros.

Será muy valiosa la ayuda que recibamos de tu parte.

Realizar pruebas; para asegurarnos que todo marcha correctamente, realizamos varias pruebas; emitimos unos cuantos comprobantes y verificamos si SUNAT los ha recibido correctamente, en caso exista algún ajuste, lo haremos en esta parte.

La pruebas incluyen aspectos relacionados con la generación de los archivos XML, la firma electrónica y la generación del PDF, también se revisa el envio de correos electrónicos, entre otros.

Empezar a emitir electrónicamente; una vez superadas todas la pruebas de rigor, ya podrás empezar a emitir oficialmente tus comprobantes electronicos; evidentemente lo ideal es salir a producción con dias de anticipación a la fecha que dispuso SUNAT.

Estando ya en producción, nosotros te ofrecemos soporte permanente en horario de oficina, sin costo alguno para atender cualquier incidencia.

 

¿Quiénes están obligados a emitir electrónicamente?

SUNAT manifiesta: están obligados a la emisión de comprobantes de pago electrónicos los contribuyentes personas naturales o personas jurídicas que han sido designados como emisores electrónicos mediante Resolución de Superintendencia emitida por la SUNAT.

En el siguiente gráfico podemos apreciar el calendario de los contribuyentes obligados a emitir electrónicamente.

 

 

Consulte si está obligado a emitir electrónicamente.

 

¿Cuáles son los requisítos?

Es importante tener en claro que de acuerdo al tipo de sistema que elijas los requisítos pueden variar; algunos requisítos son exigidos por SUNAT y otros son requisítos técnicos para poder implementar la facturación electrónica.

Requisítos de SUNAT

  • Habilitarse como emisor electrónico; en el Portal SUNAT y con su Clave SOL deberá solicitar la habilitación para poder emitir electrónicamente; puede revisar la siguiente dirección electrónica http://www.sunat.gob.pe/ para mayor información.

  • Registrar el Certificado Digítal; esto es necesario solo si has optado por SEE-Facturador SUNAT o SEE-Sistema del Contribuyente. Para registrar el certificado digítal deberás ingresar al Portal SUNAT con tu Clave SOL.
    Revisé la siguiente dirección electrónica http://www.sunat.gob.pe/ para obtener mayor información
    Si desea ayuda sobre como obtener el certificado digítal, no dude en comunicarse con nosotros.

 

Requisítos Técnicos

  • Acceso a internet; es indispensable contar con acceso a internet para poder enviar los comprobantes electrónicos a SUNAT.

  • Otros; de acuerdo al tipo de sistema elegido, puede que sea necesario otros requisitos adicionales, aunque en la mayoria de casos solo se necesita contar con acceso a internet.

Normas SUNAT

 

Puede visitar el siguiente enláce para obtener más información de las normas y anexos relacionados con la facturación electronica.

 

Recomendaciones Finales

  • Sí no tiene un alto volumén de emisiones de facturas y no cuenta con un sistema informático, lo recomendable es utilizar el Portal SUNAT. No tendrá la necesidad de pagar nada por cada comprobante de pago que emita.
  • Sí esta utilizando un sistema informático y no hay forma de acceder al código fuente y tampoco a la Base de Datos, lo mas probable es que tenga que cambiar de sistema informático por uno por el cual reciba soporte.
  • Sí cuenta con un sistema informático desarrollado en FoxPro, Clipper u otro lenguaje de programación antiguo, se tendrá que identificar los archivos (tablas) para extraer los datos con una nueva aplicación. De no ser posible, habrá que evaluar la posibilidad de migrar a un sistema informático más moderno.